Homeoffice – Wie du effektiv arbeiten kannst

Homeoffice – Wie du effektiv arbeiten kannst

Homeoffice hat in der Zeit der Pandemie einen neuen Stellenwert erlangt. Sehr viele Unternehmen, Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer, sind durch die aktuelle Situation mit der Thematik und vor allem dessen Umsetzung, erstmalig konfrontiert worden. Selbst in der Politik wird mehr und mehr darüber diskutiert. Worauf ich nun eingehen möchte, sind meine eigenen Erfahrungen im Homeoffice und im Idealfall, gewinnt der ein oder andere Leser, der ebenfalls von zu Hause arbeitet, die Erkenntnis, dass er mit den Vor- und Nachteilen nicht alleine ist oder er findet den einen oder anderen Tipp für eine bessere Umsetzung für die Arbeit in den eigenen vier Wänden.

Meine Erfahrung

Einen familienfreundlichen Job zu finden war eins meiner Prioritäten bei der Jobsuche, denn ich bin Mutter von drei kleinen Kindern und mittlerweile habe ich das Glück, mehr als zwei Jahre lang von zu Hause arbeiten zu dürfen. Es ist nicht üblich, Arbeitgeber zu finden, die dich vollständig im Homeoffice arbeiten lassen. Solltest du jedoch bei der Arbeitssuche auf ein Unternehmen stoßen, welches technisch sehr gut ausgestattet ist und deine physische Anwesenheit nicht voraussetzt, dann stehen die Chancen gut auf das Arbeiten von zu Hause.

Nach einigen Monaten im Homeoffice musste ich für mich feststellen, dass die Arbeit nicht so gelaufen ist, wie ich mir das Arbeiten in den eigenen vier Wänden vorgestellt habe. Es war doch einiges anders; im positiven sowie im negativen Sinne.

Die Vorstellung von Homeoffice

Morgens in Ruhe allen privaten und häuslichen Verpflichtungen sowie Wünschen nachkommen, von sich, der Wohnung und den Kindern. Nachdem man seine Kinder verteilt hat, kann man in Ruhe nach Hause, denn der Arbeitsweg fällt weg und dadurch ist man selbst sicherlich deutlich weniger gestresst. Zuhause angekommen, kann man sich an die Arbeit setzen, seine Aufgaben mit aller Leidenschaft erledigen und im Anschluss hat man Feierabend. Das Beste daran ist: man muss nicht einmal nach Hause laufen, denn man ist ja schon daheim. Die Kinder würden noch nicht abgeholt werden müssen, also ist auch noch Zeit für den Haushalt da und ab und an kann man sich selbst etwas Schönes gönnen, eine kleine Auszeit, bevor der Tag weitergeht. Ist das alles vorbei, holt man die Kinder ab und hat jede Menge Zeit für ungeteilte Aufmerksamkeit.

Für mich war die Vorstellung wertvoll und diese Vorstellung ist auch heute noch die schönste für mich. Hat man keine Kinder zu Hause, so kann der ein oder andere sich die Zeit, die in der Vorstellung doch da sein müsste, mit dem Fitnessstudio, Weiterbildung oder Treffen mit Freunden füllen.

Vorstellungen wurden über Bord geworfen

An dieser Stelle könnte ich dir jede Menge verschiedene Tagesabläufe aufzählen, um ersichtlicher zu erläutern, wie und welche Komplikationen sich in meine vorherigen Vorstellungen vom Homeoffice eingebunden haben. Dies würde allerdings den Rahmen sprengen; somit versuche ich dir mit folgendem Text die größte Hürde, die ich zu Beginn hatte, näher zu bringen:

Morgens meine Kinder in Ruhe zur Schule, sowie auch zur Kindertagesstätte zu bringen, funktionierte in der Regel wunderbar. Üblich war es, erst zur Schule zu gehen und dann die anderen zwei Kinder in die Kindertagesstätte zu bringen. Es hat einige Zeit gedauert, bis ich feststellte „Hier fängt mein Arbeitsweg an“ und somit war er doch da, der Arbeitsweg von einem 20-minütigen Fußmarsch.
Zuhause angekommen, fiel der Blick meistens in die Küche, die nach dem Trubel am Morgen aufgeräumt werden wollte, doch da fiel mir noch die Wäsche ein, die gewaschen werden sollte, also ging ich zurück zum Wäschekorb. Auf dem Weg zum Wäschekorb fiel der Blick auf die Uhr. Okay, die Wäsche muss doch später erledigt werden, denn gleich beginnt die Arbeitszeit.

Am Arbeitsplatz sitzend, hoch konzentriert, klingelte das Telefon. Ich ließ es klingeln, um nicht abgelenkt zu werden. Nach wenigen Minuten schaute ich doch auf das Telefon, um zu schauen, wer denn angerufen hat. Die anrufende Person war für diesen Moment gar nicht so wichtig, also wurde weitergearbeitet. Sobald ich wieder voller Konzentration bei der Arbeit war, klingelte erneut das Telefon. Beim zweiten Mal bin ich an das Telefon gegangen und erklärte, dass ich arbeite und wieder auflegen muss. Nach dem Telefonat, wurde noch was getrunken und eigentlich hatte ich morgens auch gar nicht richtig gefrühstückt und für eine bessere Konzentration, ist ein Frühstück nun mal wichtig. Also wurde auch noch etwas gegessen, aber schnell, damit ich wieder zügig am Arbeitsplatz sein kann. Zurück am Arbeitsplatz, wieder in voller Konzentration angekommen, klingelte es an der Tür. Da musste ich leider reagieren, sonst bekäme ich meine Post nicht oder vielleicht wäre es mein Schulkind, das unerwartet nach Hause kommt. Also wurde die Tür von mir aufgemacht und naja, wenn ich dann schonmal stand, könnte ich doch gleich die Wäsche anmachen, dann hätte ich später die Möglichkeit, diese aufzuhängen, bevor mein Heim wieder mit weiterem Leben gefüllt wird. Als ich die Wäsche anmachte, war meine komplette private To-Do-Liste zurück auf dem Schirm. Den Termin beim Arzt für meinen Kleinsten habe ich noch nicht vereinbart. Das war nicht gut. Also rief ich beim Arzt an, doch dort erreichte ich nicht gleich jemanden, so wie es öfter ist, wenn man bei einem Arzt anruft.

Es ging noch weiter mit vielen verschiedenen Arten von Unterbrechungen meiner Arbeitszeit, sodass viel Arbeitszeit auf den Nachmittag fiel oder erst am Abend erledigt wurde. Nach einigen Wochen, habe ich gemerkt, dass es so nicht weitergehen kann, denn nichts von dem was geschah in Hinsicht auf die Work-Live-Balance, hat auch nur ansatzweise so funktioniert, wie es in meiner Vorstellung war und somit war es an der Zeit, etwas an meiner Struktur und nicht an dem Homeoffice zu ändern.

Tatsächlich bin ich nicht die Einzige, die mit solchen Problemen in das Homeoffice startet. Je mehr Menschen im Homeoffice arbeiten, desto häufiger wird von solchen oder ähnlichen Schwierigkeiten berichtet, ganz zu schweigen von der passenden Ausstattung und dem geeigneten Platz, vor allem wenn man, wie aktuell gehäuft, plötzlich im Homeoffice landet.

Homeoffice als Lernprozess verstehen

Meine persönliche Meinung ist gefestigt: „Homeoffice ist ein Lernprozess – Homeoffice ist lernbar“.
Zugegeben, würde ich diese Meinung nicht teilen, wäre meine Leistung für die Arbeit schwächer geworden und ich würde nicht mehr sitzen, wo ich sitze oder vielleicht schon, nur ohne Arbeit. Wer sich nach den Startschwierigkeiten im Homeoffice entmutigen lässt und aus solchem Konzentrationsmangel heraus sich selbst von der Arbeitsstelle im Homeoffice trennt, macht vermutlich einen Fehler. Mit folgendem Vorgehen bin ich gut aus meiner eigen benannten „Homeoffice-Fehl-Routine“ rausgekommen:

Bekannte und die Terminabsprachen im privaten Bereich

Es war mir wichtig, dass ich den Menschen, die in meinem privaten Umfeld gerne Kontakt zu mir pflegen, bewusst mache, dass ich gerne angerufen werde und immer für sie da bin, aber bitte nicht während meiner Arbeitszeit. Denkt man z.B. an Großeltern oder an die eine Freundin, frisch Mutti und sehr gesprächsfreudig, kann man sich vorstellen, dass es etwas gedauert hat, bis dies auch tatsächlich umgesetzt werden konnte. Allerdings muss ich hier auch erwähnen, dass Optionen wie bspw. das Handy einfach auszuschalten nicht umsetzbar sind, wenn man Kinder hat. Aus Gewohnheiten raus zu kommen, ist nicht für jeden leicht. Darüber hinaus musste ich auch das bürokratische Umfeld miteinbeziehen, sowie Termine mit Ärzten bewusst für die Zeit ausmachen, in der ich eben nicht arbeite, auch wenn ich in meiner Arbeitszeit zugänglich wäre. In Einzelfällen kann man sowas schon machen, weil es anders nicht passt oder zu lange dauern würde. Die Regel sollte es aber nicht sein.

Spezieller Arbeitsplatz

Mein eigener Arbeitsplatz ist geschaffen, einen festen Platz in meinem zu Hause, der nur für die Arbeit genutzt wird. Das war wichtig, denn in den ersten Monaten habe ich, bewegt durch die unterschiedlichsten Gründe den Arbeitsplatz, innerhalb meiner Räumlichkeiten, häufig gewechselt. In der Summe war das nicht effektiv. Es hat mehr Zeit in Anspruch genommen, als dass es sinnvoll gewesen wäre. Dass dies allein nicht die Lösung war, habe ich gemerkt, als ich jeden Abend den Blick auf meinen Arbeitsplatz fiel. Natürlich denkt jeder auch mal am Abend an die Arbeit, doch mit der Möglichkeit, sofort tätig werden zu können, weil dir eben abends noch etwas einfällt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass du genau das, was dir eingefallen ist, auch noch umsetzen wirst.

Saß ich öfter am Abend noch am Computer, hatte ich keinen Feierabend und war demnach müder in den nächsten Tag gestartet. Das Problem zu lösen ist eigentlich einfach, hat aber dennoch Herausforderungen. Für mich hieß es einige Tage, mir selbst über die Folgen bewusst zu werden und ein Zeichen dafür zu setzen, dass Feierabend, auch Feierabend bedeutet. Somit baute ich mir ein Gestell für einen wunderschönen Vorhang, mit dem ich meinen Arbeitsplatz im Nu verschwinden lassen kann, wenn es soweit ist. Selbst wenn es nur ein Vorhang ist, es ist etwas, das ich bewusst zur Seite schieben muss, um wieder an meinen Arbeitsplatz zu gelangen. Wer sich nicht unbedingt einen Vorhang basteln mag oder kein einzelnes Zimmer für seinen festen Arbeitsplatz zu Verfügung hat, kann auch auf Sekretäre oder ähnliches zurückgreifen.

Feste Arbeitszeiten inklusive Flexibilität

Feste Arbeitszeiten sind mir persönlich wichtig, denn ohne, arbeitete ich meistens mehr und darüber hinaus auch unstrukturierter, denn man setzt sich immer wieder aufs Neue an die Arbeit und wie schon angedeutet, war ich nie ganz bei der Arbeit und nie ganz in meinem Privatleben. Auf Dauer kann es mühsam werden und aus diesem Grund habe ich mir selbst, meine Zeiten gelegt, in denen ich arbeite. Zusätzlich habe ich ein gewisses Zeitfenster eingebaut, indem mir bewusst ist, ich habe Feierabend, aber wenn es begründet notwendig ist, bin ich auch in dieser Zeit für die Arbeit und das Team da. Wo findet sich da die Flexibilität? Zum Beispiel an Tagen, wo mein Schulkind häuslich von mir betreut werden muss. An diesen Tagen habe ich die Flexibilität, meine Arbeitszeiten anders zu legen und somit ist es möglich, z.B. das Einsetzen von ungeplanten Urlaubstagen zu vermeiden. Da freut man sich selbst und mit Sicherheit kommt es auch dem Team zugute, mit dem man zusammenarbeitet. Hier ist auch noch sehr wichtig zu erwähnen, dass das Thema Zeiteinteilung für mich persönlich gar nicht so einfach zu lösen war, denn CustomHash bietet völlig flexible Arbeitszeiten. Die einzigen Regeln sind, dass Aufgaben fristgerecht erledigt und Termine wahrgenommen werden. Das ist eigentlich eine großartige Sache, aber ich denke, dass gerade dieser Punkt in der ersten Zeit eine Herausforderung für mich war. Gerade als Mutter von mehreren Kindern, klingt „flexibel“ erst einmal sehr verlockend; man muss aber eben auch damit umgehen können und das habe ich glücklicherweise gelernt.

Ordnung am Arbeitsplatz und Verbrauch von Papier

Die Ordnung am Arbeitsplatz ist ein Muss; auch wenn ich grundsätzlich eher der Chaos-Macht-Mich-Kreativ-Typ bin, musste ich feststellen, dass zu viel Chaos doch nicht so toll und zu unproduktiv ist. Bereits in den ersten Wochen, schaute ich auf meine Arbeitsfläche und mich überkam das Gefühl von starkem Stolz. Wieso? Ich bin eine junge Frau und habe das Glück im Homeoffice für ein junges und wachsendes Unternehmen zu arbeiten und auf meinem Tisch und über den ganzen Boden verteilt lagen eine Vielzahl von Blättern mit lauter Ideen, Skizzen, Mind-Maps und sonstigem. Plötzlich überkam mich allerdings das Gefühl von Scham, denn ich stellte mir vor, mein Chef würde genau das sehen, was ich in diesem Moment sah. Hand auf´s Herz: so wie es an und um meinen Arbeitsplatz herum aussah, so einen Anblick würde man wahrscheinlich in keinem Büro vorfinden. Obwohl ich damit produktiv war, wurde mir klar: das ganze Papier muss weg! Heutzutage benötige ich kein Papier mehr, denn auch die kleinsten Notizen notiere ich mir auf dem Rechner. Darüber freut sich mit Sicherheit auch die Umwelt!

Der Weg vom Start bis zum jetzigen Zeitpunkt, waren mindestens 6 Meilensteine und mein eigenes Chaos musste ich dabei dennoch nicht vollständig aus den Augen verlieren. Nun liegen auf meinem Schreibtisch eben mehr Taschentücher, Stifte, Würfel und Tischtennisbälle herum. Was ich damit während der Arbeit veranstalte? Gelegentlich kleine Gymnastikübungen mit dem Ball am Schreibtisch, ansonsten erfreue ich mich einfach daran, dass der Tisch nicht leer ist und mein Chaos (der im Grunde keiner ist) beibehalten werden kann.

Klingeltöne und weitere Geräusche

Geräusche in der Arbeitszeit lenken mich ab. Aus diesem Grund habe ich den Kontakten in meinem Handy spezifische Klingeltöne zugeordnet, um zu wissen, wer anruft und ob es sich um einen Notfall handeln könnte. Andere Kontakte sind wiederum stumm gestellt, um unnötige Gespräche zu vermeiden.

Die Klingel meiner Haustür ist mittlerweile auf meiner persönlichen Ignorier-Liste. Tatsächlich nehme ich diese nicht mehr wahr. Es sei denn, es wird „Sturm“ geklingelt, denn damit habe ich mein Schulkind beauftragt. Sollte er jemals zu ungewohnten Zeiten nach Hause kommen, so wird Sturm geklingelt und das funktioniert sehr gut; hinzukommt, dass es sehr selten vorkommt, was dafürspricht, dass ich in den ersten Monaten viel zu oft die Tür geöffnet habe. Zu der Post: Entweder macht jemand anderes im Haus auf oder ich bekomme diese eben zu einem anderen Zeitpunkt. In der Regel weiß man, wann man wichtige Briefe erwartet. doch auch im privaten Bereich, bin ich mittlerweile so digitalisiert, dass ich Briefe sehr selten erhalte. Nach einer unverhofften Ablenkung kann länger dauern, bis man wieder konzentriert bei der Sache ist, weswegen ein Ausschalten möglicher Störfaktoren sehr wichtig ist; vor allem im Homeoffice.

Kontakte zum Team

Startet man neu in einem Unternehmen, werden die Kontakte im Team meistens am Arbeitsort des Unternehmens geknüpft und man wird fast automatisch auf dem Laufenden gehalten, weil man zwischen Tür und Angel, beim gemeinsamen Kaffee, beim Mittagessen, etc. viel mitbekommt oder man generell öfter angesprochen wird. Im Homeoffice ist es anders. Wer die Möglichkeit hat und ich hatte sie, stellt sich persönlich am Standort des Unternehmens vor und lernt die anderen Teammitglieder kennen. Wer die Möglichkeit nicht hat, arbeitet eben mit Kommunikationsmittel welche zum Beispiel Video-Chat-Lösungen beinhalten. Doch eines ist im Homeoffice sicherlich nicht leicht: das Gefühl der Zugehörigkeit kann manchmal leiden, wenn man nicht vor Ort im täglichen Geschehen des Unternehmens ist. Das Positive daran – so war es jedenfalls bei mir – ist, dass es mir eine Freude war, wenn mich dieses Gefühl gestört hat, denn es hat mir gezeigt, dass mir das Unternehmen wichtig ist. Das nächste Positive an dieser Sache ist, dass nur wer das Problem kennt, auch etwas daran ändern kann. Seither achte ich darauf, mehr mit meinem Team zu kommunizieren; auch da, wo es nicht immer zwingend erforderlich ist. Somit ist die Aufmerksamkeit gesichert und man wird nicht so leicht bei dem nächsten Update „übersehen“. Das Ganze hat sich im Laufe dieses Jahres ohnehin geändert, denn mittlerweile arbeiten alle CustomHash-Mitarbeiter im Homeoffice und die Kommunikation funktioniert sehr gut.

Persönliches Fazit

Heute bin ich noch zufriedener mit meinem Job im Homeoffice als zuvor, denn ich habe aus meinen Fehlern gelernt und lerne immer weiter. Der Unterschied zum Anfang und heute, ist schlicht und ergreifend dieser, dass ich meine „Fehl-Routine“ hinter mir gelassen und angefangen habe, mir eine effiziente Struktur und Rahmenbedingungen zu schaffen; die seitens meines Arbeitgebers zwar von Beginn an gegeben waren, ich wahrscheinlich aber erst meine eigene Erfahrung sammeln musste. Auch wenn es im Internet schon zahlreiche Tipps gibt, hoffe ich sehr, dass dir mein Erfahrungsbericht zumindest etwas geholfen hat, um für dich und deinen Arbeitgeber das Beste aus dem Homeoffice herauszuholen.

Inhaltsangabe

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PCI Security Standards Council
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